PRIVACYVERKLARING IMPACT ON THE JOB

Algemeen
IMPACT on the Job v.o.f, hierna te noemen “IOTJ” of “wij”, gevestigd aan de IJsselmeerweg 100-H, 1411DL, te Naarden en met KvK-nummer: 63224860 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens als je gebruik maakt van zijn dienstverlening of deze website bezoekt.

Wij verwerken jouw gegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Uitgangspunten
IOTJ vindt jouw privacy belangrijk. Daarom hebben wij de volgende vuistregels. Wij:

  • gaan zorgvuldig met jouw gegevens om;
  • wij houden ons aan de privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
  • verkopen jouw gegevens niet aan derden;
  • verwerken jouw gegevens alleen voor het doel waarvoor je jouw gegevens hebt verstrekt.

Persoonsgegevens
IOTJ verwerkt jouw persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die naar jou als natuurlijk persoon zijn te herleiden.

Wij verwerken gegevens van onze klanten en ook van diens werknemers/team (de deelnemers). Deze gegevens worden door de klant dan wel door de deelnemers aan ons verstrekt. Ook verzamelen we deze -beperkt- via cookies. Die betreft dan websitegebruik en surfgedrag. Tot slot kan het zijn dat we je gegevens via sociale media hebben opgezocht.

Je hebt in principe geen (wettelijke) plicht om persoonsgegevens met ons te delen. Wil je gebruik maken van onze dienstverlening? Dan hebben we wel wat gegevens nodig. Dit geven we hieronder aan.

Welke gegevens we verwerken en onze doelen

Contact
Als je contact met ons opneemt via telefoon of e-mail, dan verzamelen we alleen de gegevens die je aan ons verstrekt voor dit contact. Dit kunnen zijn jouw:

  • (Bedrijfs)Naam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer; en
  • Eventuele andere gegevens die je aan ons vestrekt zoals jouw functie.

We vragen deze informatie zodat we eenvoudig contact met je kunnen opnemen.

Wij kunnen ook contact met jou opnemen als wij denken dat onze dienstverlening voor jou interessant kan zijn. Dit kan doordat we de gegevens via sociale media hebben opgezocht. We houden ons hier aan de privacywetgeving en houden ons aan de doelbinding.

Whitepaper
Als je ons whitepaper/e-book downloadt, vragen we jou om de volgende gegevens. Jouw:

  • E-mailadres;
  • Voor- en achternaam; en
  • Telefoonnummer.

Het verstrekken van deze gegevens is verplicht voor het ontvangen van de whitepaper/e-book. We gebruiken deze gegevens om jou het whitepaper/e-book te sturen en te informeren naar jouw bevindingen hiervan.

Nieuwsbrief
We vinden het fijn als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief. In dat geval verwerken we de volgende gegevens. Jouw:

  • E-mailadres; en
  • Voor- en achternaam.

Het verstrekken van deze gegevens is verplicht voor het ontvangen van de nieuwsbrief. We gebruiken deze gegevens zodat we jou de nieuwsbrief kunnen sturen. Je kunt je ieder moment afmelden als je deze niet meer wilt ontvangen. Je gegevens worden meteen uit ons bestand verwijderd en zullen niet worden bewaard.

Diensten
Indien je klant wordt verzamelen we, naast de gegevens die we hierboven noemden nog enkele aanvullende gegevens, zoals:

  • (Bedrijfs)naam;
  • Voor- en achternaam van degene die onze contactpersoon wordt;
  • Facturatiegegevens, zoals adres, BTW-nummer; en
  • Overige gegevens die nodig kunnen zijn in een specifiek geval. Dit kunnen functies zijn van specifieke personen binnen een organisatie (de deelnemers) en verslagen en/of persoonlijke rapporten waarin informatie over hen staat.

Het verstrekken van de gegevens onder de eerste drie bullet points is verplicht voor het aangaan van een contract, overige gegevens zijn in sommige gevallen nodig en anders is dit optioneel. We vragen deze gegevens zodat we een contract kunnen opstellen en uitvoering kunnen geven aan deze overeenkomst.

Ook kan het zijn dat we een DISC- en/of Drijfverenprofiel laten opstellen van deelnemers. Zij (de deelnemers) geven ons hier toestemming voor. In dat geval worden bepaalde gegevens gevraagd over eigenschappen en kwaliteiten. Deze worden gekoppeld aan de namen van de deelnemers. Het verstrekken van deze gegevens is nodig voor het kunnen opstellen van een hiervoor genoemd profiel.

Als je meedoet aan onze ontbijtsessies, dan vragen we jouw:

  • Voor- en achternaam; en
  • Contactgegevens.

Zo kunnen we je aanmelding bevestigen en een deelnemerslijst bijhouden.

Bijhouden sales
Handig om te weten wat onze sales is. Dit houden wij bij. We gebruiken daarvoor de volgende gegevens:

  • Bedrijfsnaam;
  • Naam, functie en contactgegevens contactpersoon;
  • Omzet / salesgegevens.
  • Gespreksverslagen.

Op deze manier kunnen wij de effectiviteit van onze sales meten.

Cookies
Wij plaatsen cookies of laten cookies plaatsen. Afhankelijk van of je toestemming hebt gegeven waar nodig, plaatsen we functionele, analytische en marketingcookies. Hiermee kunnen we de volgende gegevens verwerken:

  • IP-adres (al dan niet gemaskeerd);
  • Gegevens over jouw activiteiten op of buiten onze website;
  • Conversie van onze advertenties;
  • Sociale netwerkkoppelingen;
  • Internetbrowser en apparaat type.

De functionele cookies plaatsen we omdat deze nodig zijn voor het functioneren van de website.

Met analytische cookies kunnen we de effectiviteit van de website meten. We gebruiken hiervoor onder andere cookies van Google Analytics. Google slaat de verkregen informatie op in de Verenigde Staten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wel hebben wij maatregelen getroffen om jouw privacy te waarborgen: wij hebben met Google een verwerkersovereenkomst gesloten, wij maskeren het laatste octet van jouw IP-adres en we hebben Google geen toestemming gegeven om de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. De privacyverklaring van Google lees je hier.

Met marketing/sociale netwerkcookies kunnen we conversie van onze advertenties meten en gericht adverteren. Ook zorgen we voor een koppeling met sociale netwerken.

Wil je liever geen cookies (meer)? Dan kun je jouw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen. Houd wel rekening met het volgende: het uitschakelen van cookies heeft alleen gevolgen voor de computer én de browser waarop je deze handeling uitvoert. Indien je gebruik maakt van meerdere computers en/of browsers, herhaal deze handeling dan zo vaak als nodig.

Grondslagen
We gebruiken jouw gegevens ter voorbereiding of voor de uitvoering van onze overeenkomst, omdat / indien jij daar toestemming voor hebt gegeven, zoals bij de nieuwsbrief, de whitepaper en voor het plaatsen van cookies, of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.  Dit laatste is bijvoorbeeld het geval als we acquisitie plegen (bijvoorbeeld via Linkedin) of sales bijhouden (salesfunnel). Ben je in deze twee gevallen van mening dat de impact op jouw privacy te groot is, laat het ons dan weten. Wij zullen in dat geval nogmaals een belangenafweging maken en je hierover informeren.

Als de verwerking berust op toestemming, dan kun je deze altijd weer intrekken. Vanaf dat moment zullen we jouw gegevens niet meer verwerken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

Delen met derden
Jouw gegevens zijn veilig. We delen jouw persoonsgegevens alleen met derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan geldende privacywetgeving. Hiermee zorgen wij voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

  • We slaan je gegevens op in Pipedrive om de salesactiviteit bij te houden. Als je dat niet wilt, kun je dat aan ons per e-mail aangeven en zullen wij jouw gegevens uit Pipedrive verwijderen.
  • Wij verwerken ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Wat betekent dit concreet?

  • Indien jij je uitschrijft voor onze nieuwsbrief, dan zullen je persoonsgegevens binnen een maand uit het systeem worden verwijderd.
  • Algemene contactgegevens verwijderen we binnen twee jaar. Uit ervaring blijkt dat binnen deze periode er nog (regelmatig) contact kan zijn.
  • Gegevens die wij verzamelen om acquisitie op te plegen bewaren we 4 jaar. Dit om te voorkomen dat we steeds dezelfde partijen benaderen.
  • Om aan onze wettelijke verplichting te voldoen bewaren we de gegevens in ons boekhoudsysteem tenminste 7 jaar. Ook de gegevens uit ons CRM-systeem bewaren wij tenminste 7 jaar. We hebben het recht om, indien wettelijk verplicht, deze gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Beveiliging van persoonsgegevens
Wij hebben passende technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Enkele maatregelen zijn:

  • onze website is beveiligd met een SSL-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, zoals de informatie die je ons verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
  • onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
  • toegang tot elektronische systemen is beveiligd met onder andere een wachtwoord en daar waar mogelijk met ‘two factor authentication’ (2FA);
  • alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens;
  • we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken.

Deze maatregelen zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken. Als jij hier meer over wilt weten of het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@impactonthejob.nl. Graag in de onderwerpregel zetten “Beveiliging”.

Jouw rechten
Je hebt verschillende rechten ten aanzien van jouw privacy. Zo heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de betreffende verwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek / bezwaar / intrekking kun je sturen naar info@impactonthejob.nl. Graag in de onderwerpregel zetten “Persoonsgegevens”.

Wij zijn verplicht na te gaan of het bericht van jou afkomstig is. Daarom kunnen we jou vragen en kopie van je identiteitsbewijs met jouw bericht mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers in jouw identiteitsbewijs) , documentnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.  We verwijderen deze kopie onmiddellijk nadat we jouw identiteit hebben vastgesteld. We reageren zo snel mogelijk op jouw verzoek.

Als je klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan vragen we je dit zo snel mogelijk bij ons te melden. We hopen hier  samen met jou uit te komen. We wijzen je graag op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen
Niets is zo veranderlijk als de digitale wereld en de rechtsontwikkeling. Het kan daarom zijn dat we onze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Op onze website staat altijd de laatste versie. Raadpleeg deze website dan ook regelmatig.

Versie januari 2019.